Aspect充分利用WFM解決方案支持居家辦公以便應對全球疫情流行。
COVID-19新冠病毒給眾多企業(yè)帶來了迫切需求，以便為其員工快速提供居家辦公解決方案。不管您在世界上的什么地方，從事的是何種行業(yè)，也不管您的聯(lián)絡中心規(guī)模有多大，大家都不得不面對讓員工在家辦公的基礎(chǔ)保障問題。不僅面臨著持續(xù)變化的工作環(huán)境，而且聯(lián)絡中心工作量也遭遇到難以應付的急劇增長。很多聯(lián)絡中心都在拼命從外部招聘或內(nèi)部調(diào)配員工，把員工從企業(yè)內(nèi)比較空閑的部門借調(diào)過來，然后再提升他們的技能，讓他們能夠處理一些較容易處理的客戶電話。在當前全球疫情期間，聯(lián)絡中心如何進行勞動力管理，以下是我們已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的一些方法。
做好準備應對劇烈波動的聯(lián)絡工作量
由于全球疫情的影響，有些聯(lián)絡中心的個別業(yè)務部門需要處理的聯(lián)絡工作量遠遠高于正常情況。劇增的聯(lián)絡工作量無疑意味著原本預定工作數(shù)量的員工將不堪重負，難以在達到正常服務水平的同時完成工作，這將導致客戶等待時間延長，平均處理時間則會更長。通過應用AspectWFM中的預測Forecasting和即日表現(xiàn)追蹤Intraday Performance模塊，我們的客戶可隨時監(jiān)測和跟蹤聯(lián)絡量變化，從而使他們能夠創(chuàng)建新的場景，更好地反映客戶聯(lián)絡的分布和數(shù)量，以便進行更準確的預測。他們還進行了許多不同的假設性預測，以便在客戶聯(lián)系激增的情況下更好地了解員工配備需求。
在勞動力管理功能之外，通過查看IVR配置和消息記錄，來電者最感興趣或最常問到的一些問題就能立即得到答案，因而無需與任何客服人員交談。通過了解客戶的來電內(nèi)容，可以將其中比較簡單、常見的答案添加到消息記錄和公司網(wǎng)站之中，并提供更多詳細信息。
讓聯(lián)絡中心座席人員時刻就緒
許多企業(yè)的客戶聯(lián)絡中心在幾周內(nèi)就從完全沒有居家工作座席人員轉(zhuǎn)變?yōu)樽尨蠖鄶?shù)座席人員居家工作。遠程工作存在著固有的一些挑戰(zhàn)。必須克服這些挑戰(zhàn)，才能保持員工的參與度和生產(chǎn)力。我們已經(jīng)看到，確保企業(yè)座席人員為他們的遠程工作區(qū)設定個人空間，使自己擺脫居家工作不可避免的分心打擾，這是極為重要的。以下是我們已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的一些有助于保持遠程勞動力生產(chǎn)效率的注意事項：
每天通過網(wǎng)絡攝像頭與團隊討論每日和每周目標。這將有助于讓您的員工與他們的同事保持聯(lián)系。包括團隊智力游戲和午餐期間的體育鍛煉，以便大家感受到團隊樂趣。
不要想當然地認為有些事情每個人都明白，而要檢查并確認對方已經(jīng)真正理解了。在當前形勢下溝通工作無論怎樣加強都不會顯得過分。
建議員工在家里設立一個專門的空間作為他們的工作區(qū)。當他們進入那個區(qū)域的時候就等于“去上班”。鼓勵他們像在辦公室一樣，讓工作空間不受干擾。
鼓勵您的團隊注意自己的穿著“效率”。穿著休閑服裝可能會讓有些人的工作更加高效，而另一些人可能會覺得穿著工作制服而更加高效。每個人都不一樣，有些人可能需要適當?shù)卮┲拍芨杏X到自己在工作。
實驗性排班
當前疫情之下的工作環(huán)境，很可能正是您對排班方法進行實驗創(chuàng)新的最佳時機。很多居家工作的人，現(xiàn)在既要照顧孩子的學習，又要兼顧工作。同時身兼雙職，會讓您的員工有機會更好地平衡他們的家庭和工作，讓他們更有動力在工作時提高效率。有些人可能愿意多做一些工作以彌補家庭收入的不足。傾聽員工對您的期望，同時也來測試一下新的排班方式，以便在有限的時間和地點提供更大的靈活性。
軟件工具如Aspect® Workforce Optimization™和相應移動APP，都會讓員工更容易獲得有關(guān)排班情況更改的信息，并支持他們查閱輪班、交換輪班、競價輪班和申請年假等信息。在當前疫情蔓延的情況下，上述工具都可以使勞動力計劃團隊更加方便地與每個員工溝通，并確保他們隨時都知道發(fā)生了哪些變化以及是何時發(fā)生的。
