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呼叫中心坐席產(chǎn)能提升的一些心得

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員工的工作態(tài)度其實(shí)和班組長(zhǎng)是密不可分的,員工對(duì)于工作的理解,對(duì)于今后人生的規(guī)劃,從一定意義上說(shuō),都是靠我們這些班組長(zhǎng)去指引的。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子,從小學(xué)到大學(xué)16年的讀書(shū)生涯中,其中有給予學(xué)生印象十分深刻的老師,改變了自己的學(xué)習(xí)態(tài)度,影響了自己的今后規(guī)劃,成為人生中的一個(gè)轉(zhuǎn)折點(diǎn);同樣也有到現(xiàn)在都不記得其叫什么名字的老師。當(dāng)然前者是十分成功的,因?yàn)樗o予學(xué)生正確的指引,讓其知道學(xué)習(xí)的重要,讓學(xué)生主動(dòng)去學(xué)習(xí),努力學(xué)習(xí)。后者其實(shí)就充當(dāng)了一個(gè)名,并沒(méi)有實(shí)質(zhì)性。我作為班組長(zhǎng),每次進(jìn)入新班組的第一件事就是開(kāi)班組會(huì),開(kāi)會(huì)不是履行公事,而是去了解員工,并讓員工了解我。需要了解員工的困難,不僅僅是工作中,生活中也同樣需要了解。在嚴(yán)于管理、敢于管理的同時(shí),班組長(zhǎng)要融入到員工之中去,這樣員工信服你,員工因你為班組長(zhǎng)而信服你,而不是因你是領(lǐng)導(dǎo)而怕你,同樣是激發(fā)自覺(jué)性,服你”和怕你”產(chǎn)生的效果是不一樣的,也就是要增強(qiáng)作為一個(gè)管理者應(yīng)具備的勾通能力。第一步做到了,員工服你。第二步就是給予員工們正確的工作指引、人生指引。我們眼下的員工普遍年齡都在90年左右,剛 畢業(yè)的90后們有個(gè)性、有想法、同樣也難管理。從剛畢業(yè)的角度出發(fā),我需要給90后們一個(gè)正確的引導(dǎo),努力工作,好好賺錢(qián),就這么簡(jiǎn)單。而不是混日子靠父 母賺多少花多少,直觀告訴他們5年后面臨的是結(jié)婚生子,這5年不努力工作攢錢(qián),靠什么去過(guò)今后?人要有緊迫感,需要時(shí)刻不滿(mǎn)足現(xiàn)狀才能突破自我,安于現(xiàn)狀 是最大的絕境。這些話(huà)對(duì)絕大多數(shù)員工還是有作用的,他們會(huì)緊張,會(huì)反思,然后會(huì)去努力工作,減少偷懶怠工行為的次數(shù)。第三步,在員工有進(jìn)步和成績(jī)時(shí)要鼓勵(lì)和激勵(lì)。對(duì)員工千萬(wàn)不能急躁,不能以概偏全,要一視同仁。員工是需要適當(dāng)?shù)墓膭?lì)的,讓其能看到自己的進(jìn)步和未來(lái)。通過(guò)以上工作,員工在工作態(tài)度上肯定是有改觀的,之后員工的工作態(tài)度引導(dǎo)和工作鼓勵(lì)還要堅(jiān)持。在工作態(tài)度端正之后就可以著手去指引大家如何去提升技巧了。

二、工作技巧:細(xì)節(jié)決定成敗。
(一)提升產(chǎn)能的技巧處理
在工作技巧上我們都很清楚,從培訓(xùn)到正式上崗,一直都有如何接電話(huà)的指引,但缺少如何高效率接聽(tīng)電話(huà)的指引。高效率接聽(tīng)電話(huà)的方法,一方面在于培訓(xùn)本身,另一方面在于我們班組長(zhǎng)去總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)技巧,畢竟我們都是質(zhì)和量的佼佼者,總歸有自己的方法。特別是新員工上線(xiàn)前的培訓(xùn)更為重要,啟蒙教育從古至今就非常重要,苗子不修好,今后糾正都很困難。
提高工作技巧,提高產(chǎn)能主要是看3個(gè)數(shù)據(jù),即:?jiǎn)瓮娫?huà)時(shí)長(zhǎng)、工單處理時(shí)長(zhǎng)、員工接聽(tīng)率。3個(gè)數(shù)據(jù)中,員工接聽(tīng)率同時(shí)與工作態(tài)度有關(guān),已說(shuō)。下面主要講一下前面兩個(gè)數(shù)據(jù)相關(guān)的處理技巧:
1、工單處理時(shí)長(zhǎng)
(1)普通單。
員工工單處理時(shí)長(zhǎng)是一個(gè)可以大幅度提高效率的地方,例如每天接聽(tīng)100通電話(huà),普通單占比90%左右,普通單完全是可以在當(dāng)通電話(huà)中完成的,但大部分員工喜歡在工單處理上慢慢寫(xiě)慢慢磨,問(wèn)題出在員工不知道何時(shí)是填工單的最佳時(shí)機(jī),也不清楚到底該寫(xiě)些什么東西才最完美。填工單的最佳時(shí)機(jī)就是在電話(huà)進(jìn)來(lái)的時(shí)候,在客戶(hù)訴說(shuō)自己要辦理什么業(yè)務(wù)的時(shí)候就是打字的最佳時(shí)候,掛電話(huà)之前完善一下,就可以在說(shuō)結(jié)束語(yǔ)的時(shí)候完成工單了。工單內(nèi)容不需要寫(xiě)很多,關(guān)鍵是表達(dá)要清楚,自己要學(xué)會(huì)歸納,寫(xiě)重點(diǎn),一般10個(gè)字以?xún)?nèi)都是可以表達(dá)清楚的。
(2)重要單。
重要單也并不是需要很多時(shí)間去處理,員工習(xí)慣在電話(huà)掛掉之后認(rèn)真出單。出重要單的方法是客戶(hù)說(shuō)完之后自己歸納,一、XXXXX,二、XXXX,三、XXXX,也可以客戶(hù)說(shuō)什么就輸入什么,一樣可以當(dāng)通電話(huà)寫(xiě)完,電話(huà)掛斷之后仔細(xì)觀察一下工單類(lèi)型、要素有沒(méi)有錯(cuò)誤,就可以交單了。平均每通重要單處理時(shí)長(zhǎng)10秒左右完全可以解決。出工單無(wú)非于3+1:工單類(lèi)型、工單要素、客戶(hù)的要求+細(xì)心細(xì)心再細(xì)心。效率做到所有工單5秒的工單處理時(shí)長(zhǎng),可以做到的。
2、單通電話(huà)處理時(shí)長(zhǎng)
(1)業(yè)務(wù)技巧
一是熟練業(yè)務(wù)。扎實(shí)的業(yè)務(wù)才有神速的反應(yīng),所以業(yè)務(wù)知識(shí)必須熟練。這方面,不需要多講。
二是語(yǔ)速。客戶(hù)是否聽(tīng)得清楚,和口齒吐字有關(guān)系,語(yǔ)速略快一點(diǎn)是可以的。所以在咬字清楚的情況下,可以略微提高語(yǔ)速,這個(gè)帶來(lái)的單通電話(huà)時(shí)長(zhǎng)的提升效果是明顯的。(提速10%=300秒通話(huà)時(shí)長(zhǎng)縮短30秒)
三是主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。服務(wù)意識(shí)可以強(qiáng),但不需要過(guò)于強(qiáng)烈,產(chǎn)能較低的部分坐席,品質(zhì)都很高,因?yàn)榉?wù)意識(shí)過(guò)于強(qiáng)烈,帶來(lái)的弊端就是廢話(huà)過(guò)多,反復(fù)掙扎,大量耽誤通話(huà)時(shí)長(zhǎng)。
四是學(xué)會(huì)總結(jié)歸納。客戶(hù)致電來(lái)辦理業(yè)務(wù),肯定是有他的著重點(diǎn)。坐席需歸納出重點(diǎn)詳細(xì)告知客戶(hù),就不會(huì)存在客戶(hù)重復(fù)詢(xún)問(wèn)的情況了。
五是與客戶(hù)爭(zhēng)論。一個(gè)巴掌拍不響,沒(méi)有愛(ài)爭(zhēng)論的客戶(hù),只有愛(ài)爭(zhēng)論的坐席。無(wú)需和客戶(hù)反復(fù)爭(zhēng)論,想辦法解決問(wèn)題才是最為重要。
(二)語(yǔ)言技巧
1、堅(jiān)定立場(chǎng)。
很多坐席說(shuō)話(huà)畏畏縮縮,吞吞吐吐,既浪費(fèi)時(shí)長(zhǎng),也得不到客戶(hù)的信任。說(shuō)話(huà)一定要果斷,要堅(jiān)定,自己說(shuō)的話(huà)自己都沒(méi)有底氣,無(wú)法確定的樣子,客戶(hù)如何相信你是專(zhuān)業(yè)的呢?
2、熟用語(yǔ)氣詞。
要學(xué)會(huì)用一些語(yǔ)句讓客戶(hù)信任你的話(huà),完全放心或加強(qiáng)好感,這樣既加強(qiáng)了相互信任,也減少了不必要的解釋。學(xué)會(huì)用先生/女士——您放心、一定可以、我會(huì)為您申請(qǐng)的、我非常能理解您的心情、真的很抱歉,我現(xiàn)在就為您等等。”
3、注意話(huà)語(yǔ)音調(diào)。
說(shuō)話(huà)語(yǔ)調(diào)要有高有低,有強(qiáng)有弱。這樣可以提高親和力和信任度,同樣也可以增加品質(zhì)的分?jǐn)?shù),就可以更優(yōu)質(zhì)的為客戶(hù)提供服務(wù),減少不必要的解釋。
三、對(duì)班組建設(shè)的一些建議
(一)增加產(chǎn)能技巧培訓(xùn)
因品質(zhì)培訓(xùn)調(diào)度有限,各班組長(zhǎng)需自我行動(dòng)起來(lái),收集自己的知識(shí)經(jīng)驗(yàn),總結(jié)一個(gè)針對(duì)自己班組產(chǎn)能培訓(xùn)的紙質(zhì)材料,經(jīng)常進(jìn)行培訓(xùn)、改進(jìn)、完善的交流,可大幅度提升班組產(chǎn)能。
(二)從新員工抓起
新員工剛上線(xiàn),也進(jìn)入新員工產(chǎn)能技巧培訓(xùn)最佳時(shí)期,各班組長(zhǎng)近期要行動(dòng)起來(lái),抓緊帶動(dòng)各班組新員工進(jìn)行產(chǎn)能技巧培訓(xùn),抓緊時(shí)間開(kāi)班組會(huì),現(xiàn)在把根扎好了,以后的收獲一定是豐厚的。

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