中國銀行業(yè)與國外銀行最大的差距在于服務(wù)--無論是服務(wù)的理念、服務(wù)的手段、服務(wù)的營銷或服務(wù)的管理。西方銀行長期以來一直處于比較激烈的競爭狀態(tài)，在客戶服務(wù)方面積累了相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗。國內(nèi)銀行在此方面才剛剛起步，銀行呼叫中心最早從2000年開始引入概念，很多銀行一邊規(guī)劃呼叫中心的業(yè)務(wù)功能，一邊開始進行系統(tǒng)建設(shè)，從簡單地接受客戶咨詢、投訴開始，到可以實現(xiàn)銀行賬戶的查詢、轉(zhuǎn)賬的自助交易功能，目前又要努力將呼叫中心發(fā)展成為銀行的營銷、服務(wù)中心，呼叫中心的功能越來越多，發(fā)揮的作用也越來越大。銀行呼叫中心至少包括四個方面的職能，服務(wù)咨詢、服務(wù)監(jiān)督、交易處理、外呼營銷，其中咨詢服務(wù)包括投訴處理仍是最基本的職能?？蛻舴?wù)最基本的工作包括解答客戶咨詢、受理客戶疑難問題、化解客戶抱怨、受理客戶投訴等，如何能夠在這些看似簡單，卻又復(fù)雜的業(yè)務(wù)中，高效率的幫助客戶，提高客戶服務(wù)的效率，提高客戶對銀行服務(wù)的滿意度，成為我們不斷探索和研究的內(nèi)容。

一、建立并完善業(yè)務(wù)信息資料庫
呼叫中心首先要建立業(yè)務(wù)信息資料庫。業(yè)務(wù)信息資料庫是座席代表“戰(zhàn)斗的武器”，“武器”的好壞，直接影響到座席代表處理客戶問題的效率。資料庫的設(shè)計不必要追求大而全，在我們的實踐中發(fā)現(xiàn)，比較有效、座席代表使用較為方便的資料庫的是將業(yè)務(wù)知識設(shè)計為FAQ形式，座席代表可以通過關(guān)鍵字索引很快地找到答案。因此要求資料庫的問題要由呼叫中心的客戶專家和業(yè)務(wù)部門的專家共同設(shè)計、審核，大多數(shù)的客戶只需要了解操作層面的問題，很少涉及專業(yè)或技術(shù)性的內(nèi)容，因此，資料庫的FAQ中的答案要提示操作要點，另外資料庫中要設(shè)計一個計數(shù)器，統(tǒng)計客戶所問問題的頻率，定期對客戶問題進行統(tǒng)計、分析，查找出使用頻率非常高、較高、較低和非常低的問題，對各類業(yè)務(wù)問題重新分類、組合和排列。

另一方面，資料庫的及時更新至關(guān)重要。客戶的問題往往具有時間性，經(jīng)常在某一產(chǎn)品、或某一促銷活動開始時，呼叫中心要應(yīng)對客戶大量的咨詢，如果只依賴業(yè)務(wù)部門提供文件、或等待業(yè)務(wù)部門進行通知，呼叫中心往往錯過了進行業(yè)務(wù)準(zhǔn)備、業(yè)務(wù)宣傳的最佳時機。因此我們要求在所有的呼叫中心中配備專職的信息管理員，他們每天專職收集銀行內(nèi)部各項業(yè)務(wù)信息，包括從企業(yè)網(wǎng)站、各種宣傳媒體等收集銀行、金融信息，將業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化成座席代表可以直接使用的FAQ形式，或以通告欄的形式提醒座席代表注意。他們另一項重要職責(zé)就是檢查座席代表轉(zhuǎn)發(fā)的客戶疑難問題，與業(yè)務(wù)部門直接進行電話、郵件溝通，及時找到答案，反饋給座席代表。

二、建立統(tǒng)一的服務(wù)規(guī)范
規(guī)范是一種標(biāo)準(zhǔn)、法則，服務(wù)規(guī)范也是呼叫中心最基本的管理制度。在我們的服務(wù)規(guī)范中，對座席代表的服務(wù)形象、服務(wù)語言、服務(wù)流程、客戶呼入電話的處理、呼出電話的處理流程等都進行了詳細的規(guī)定。

我們要求各個呼叫中心必須統(tǒng)一著裝。統(tǒng)一著裝不僅是為了樹立企業(yè)形象的需要，對在呼叫中心的每個工作人員來說，穿著制服可以強化他們的主人翁意識，在對客戶服務(wù)的過程中，每一個工作人員代表的是企業(yè)，而不是個人。在實踐中，我們也的確覺察到統(tǒng)一制服后，呼叫中心的工作面貌有了積極的改進。

在服務(wù)規(guī)范中，我們要求座席代表在辦理客戶電話中堅持：認真傾聽、適當(dāng)引導(dǎo)、努力化解、積極協(xié)商十六字。

傾聽是座席代表應(yīng)具備的基本技能之一。座席代表在應(yīng)對客戶電話過程中，要耐心請聽，充分了解客戶的需要，并在傾聽的過程中，以誠懇的態(tài)度，說“對”、“是”、“我明白”等語言作回應(yīng)。
適當(dāng)引導(dǎo)是要求座席代表正確分辨客戶的真實意圖，尋找為客戶解決問題的關(guān)鍵。通過循序漸進使用開放或封閉式語言，適當(dāng)提問客戶或重復(fù)客戶的問題，準(zhǔn)確區(qū)別分辨，迅速了解客戶的意圖適時作回應(yīng)。

努力化解是當(dāng)座席代表接到客戶投訴后，要耐心地聽取客戶投訴，作出正面解釋，不與客戶爭論，避免矛盾升級，并積極化解客戶投訴。如果無法通過解釋避免客戶投訴，座席代表就需要積極與客戶協(xié)商解決方案。這對座席代表是比較高的要求，座席代表需要了解各項業(yè)務(wù)的操作流程，并要具備一定的應(yīng)變能力。如對于卡、折丟失的客戶、需要取款、或類似緊急情況的客戶，就需要座席代表能夠靈活應(yīng)變，為客戶提出應(yīng)急的方案。

三、加強與各部門的溝通
通過不斷完善資料庫、加強對座席代表的培訓(xùn)，提高他們的服務(wù)技能，呼叫中心對客戶問題的處理能力也在逐漸提高。發(fā)展至今，我們感到驕傲的是在呼叫中心內(nèi)部可以完成的客戶咨詢、投訴電話所占比率越來越高，各業(yè)務(wù)部門也從不理解、逐漸轉(zhuǎn)為理解，繼而主動配合，并給與支持。當(dāng)然，其間呼叫中心也在不斷努力地與各業(yè)務(wù)部門進行溝通協(xié)商，并逐步在建立一套體系，通過規(guī)定、制度進行約束，共同提高客戶服務(wù)水平。

經(jīng)過不斷努力，近幾年，我們在呼叫中心的定位和未來發(fā)展中逐漸取得主動。通過文件的形式清晰定位了各部門在客戶服務(wù)過程中的職責(zé)和作用。同時，我們也通過各種方法主動積極宣傳營銷呼叫中心的服務(wù)和重要作用，使各個業(yè)務(wù)部門逐漸了解客戶服務(wù)中心，變被動的服務(wù)為主動的營銷，積極爭取各業(yè)務(wù)部門的支持。

目前我們的呼叫中心要接受銀行內(nèi)、銀行外各界的監(jiān)督。我們從銀行內(nèi)各業(yè)務(wù)部門、工會、團委、退休老干部以及行外一般社會公眾中選定10-15名義務(wù)監(jiān)督員，每月對客戶服務(wù)中心的服務(wù)進行打分和評比。將呼叫中心的服務(wù)公開化，讓更多的人了解新的服務(wù)渠道，感受新的服務(wù)方式。

同時，呼叫中心建立了與各業(yè)務(wù)部門或分支機構(gòu)的交流制度，每季度至少組織一次（時間不少于1天）部分業(yè)務(wù)部門或分支機構(gòu)負責(zé)人在客戶服務(wù)中心進行現(xiàn)場監(jiān)督，交流客戶服務(wù)問題，提出改進建議等。

呼叫中心是銀行與客戶重要的接觸點，呼叫中心所能覆蓋到的客戶群體遠遠高于其它銀行渠道，呼叫中心也成為銀行網(wǎng)點、柜臺8小時以外的重要服務(wù)渠道，成為銀行服務(wù)的最后一道屏障。在銀行服務(wù)不斷提高的過程中，呼叫中心也在不斷的更新服務(wù)理念、提出更高的服務(wù)要求，不斷追求更高、更遠的發(fā)展。

作者為中國建設(shè)銀行電子銀行部市場營銷處處長；